เพื่อช่วยให้พนักงานของ Google ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ดิฉันได้ริเริ่มโครงการ Productivity@Google ซึ่งเป็นเว็บไซต์ภายในที่แนะนำเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีจัดการกล่องจดหมายให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และโครงการนี้ก็ได้รับการตอบรับเป็นอย่างดี ดิฉันจึงได้เริ่มพัฒนาโครงการนี้อย่างเต็มตัว
-infoAid ชวนช่วยเหลือ รพ.ที่เดือดร้อนและประชากรกลุ่มเปราะบาง
-Google แนะวีธีสร้างพฤติกรรม ช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นับตั้งแต่นั้นจนถึงปัจจุบัน ซึ่งเป็นระยะเวลากว่า 4 ปีแล้ว เว็บไซต์นี้ได้แนะนำเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงาน Google ไปแล้วมากกว่า 25,000 คน และมีการจัดฝึกอบรมในหัวข้อต่าง ๆ ทั้งหมด 10 ครั้งด้วยกัน โดยมีพนักงาน Google กว่า 40,000 คน ใน 31 สำนักงานทั่วโลกเข้ารับฝึกอบรม ซึ่งหลังจากผ่านการฝึกอบรมแล้ว พวกเขามีการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานในแต่ละวันและประหยัดเวลาในการทำงานได้มากกว่า 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์!
1.กำหนดเวลาส่งอีเมลเพื่อความสมดุลระหว่างชีวิตและการทํางาน
หากคุณจำเป็นต้องส่งอีเมลในเวลากลางคืนและวันหยุดสุดสัปดาห์ แต่ต้องการเคารพความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานของเพื่อนร่วมงาน ให้ทำตามเคล็ดลับนี้
-เปิดหน้าต่างการเขียนอีเมล หรือหน้าต่างตอบกลับ แล้วคลิกไปที่ลูกศรแบบเลื่อนลงที่อยู่ถัดจากปุ่มส่ง
-จากนั้นคลิกที่ “กำหนดเวลาส่ง” เพื่อเลือกวันและเวลาที่ต้องการส่ง (ตามเวลาท้องถิ่น)
-เมื่อกำหนดเวลาส่งอีเมลเสร็จแล้ว จะมีกล่องใหม่ขึ้นมาว่า “กำหนดเวลาแล้ว” ซึ่งคุณสามารถเข้าไปดูอีเมลทั้งหมดที่ตั้งเวลาส่งไว้ และเปลี่ยนเวลาส่งหรือยกเลิกการส่งได้
2.ปิดเสียงการแจ้งเตือนระหว่างการประชุมผ่าน Google Meet
ลดสิ่งรบกวนขณะที่คุณกำลังประชุมออนไลน์หรืออยู่นอกสำนักงานด้วยการปิดเสียงการแจ้งเตือนที่เข้ามาใน Google Meet
-คลิกที่ปุ่ม “Active”
-เลือกระยะเวลาที่คุณต้องการปิดเสียงการแจ้งเตือน (30 นาที 1 ชั่วโมง 2 ชั่วโมง 4 ชั่วโมง 8 ชั่วโมง)
3.ตรึงแท็บที่เปิดบ่อย ๆ บน Google Chrome ไว้ทางด้านซ้าย
จัดการหน้าเว็บที่คุณเข้าชมบ่อย ๆ บน Google Chrome ได้ง่าย ๆ และช่วยป้องกันการปิดแท็บที่คุณใช้โดยไม่ตั้งใจ
-หากต้องการตรึงแท็บ ให้คลิกขวาที่แท็บ (อยู่ด้านบนของจอ) และเลือก “ตรึงแท็บ” จากเมนูแบบเลื่อนลง
-หากต้องการเลิกตรึงแท็บ ให้คลิกขวาที่แท็บ และเลือก “เลิกตรึงแท็บ”
4.สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ “ในระหว่างการประชุม”
หากคุณมีเวลาว่างในระหว่างการประชุม ลองสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละสัปดาห์ที่สามารถทำได้อย่างรวดเร็วในช่วงเวลาว่าง
-สร้างรายการงานโดยคลิกที่ไอคอนวงกลมสีน้ำเงินที่อยู่ด้านขวาของปฏิทินของคุณ
-กล่องงานจะปรากฏขึ้นและคุณสามารถสร้างรายการของคุณได้ง่ายๆ โดยเลือก “เพิ่มงาน”
5.ส่งต่อการสนทนาจาก Google Meet ไปยังกล่องจดหมายของคุณ
บางครั้งคุณอาจได้รับคำขอหรือคำถามจากเพื่อนร่วมงานใน Google Meet แต่อาจไม่มีเวลาที่จะทำตามคำขอหรือตอบคำถามได้ในตอนนั้น คุณสามารถส่งข้อความดังกล่าวไปยังกล่องจดหมายของคุณได้อย่างง่ายดายเพื่อการติดตามในภายหลัง
-หากต้องการส่งต่อข้อความไปยังกล่องจดหมายของคุณ ให้วางเมาส์ไว้เหนือข้อความแชทใน Google Meet ที่ต้องการส่งต่อ
-คลิกที่ไอคอน “จดหมาย” แล้วข้อความดังกล่าวจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของคุณในไม่กี่วินาที!
6.สร้างโฟลเดอร์พื้นที่ทำงานเพื่อให้หาไฟล์ที่ต้องการได้ง่าย ๆ
หากคุณกำลังทำงานหลายโปรเจ็กต์และต้องการวิธีที่รวดเร็วในการเข้าถึงไฟล์ที่สำคัญ แนะนำให้สร้างโฟลเดอร์ “พื้นที่ทำงาน” ภายใน Google Drive เพื่อจัดลำดับความสำคัญของเอกสารที่คุณต้องการ
-คุณจะเห็นส่วน “พื้นที่ทำงาน” เมื่อคุณเข้าไปยังโฟลเดอร์ของคุณใน Google Drive
-เลือก “สร้าง” และตั้งชื่อโฟลเดอร์ของคุณ (เช่น ลำดับความสำคัญประจำสัปดาห์ โปรเจ็กต์ XYZ)
-เริ่มเพิ่มไฟล์ลงในโฟลเดอร์พื้นที่ทำงานของคุณ
7.ใช้ฟีเจอร์บันทึกของผู้บรรยาย การจับเวลา และการถาม-ตอบใน Google Slides
นี่คือเคล็ดลับ 2 ข้อเกี่ยวกับวิธีการนำเสนองานและการเชื่อมต่อกับผู้ชมของคุณ เมื่อคลิกที่ “มุมมองผู้นำเสนอ” ในเมนูแบบเลื่อนลงที่อยู่ถัดจากปุ่มนำเสนอใน Google Slides คุณจะเห็น 2 ฟีเจอร์นี้
-บันทึกของผู้บรรยาย จะแสดงบันทึกของคุณในขณะที่นำเสนอ อย่าลืมตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกเหล่านั้นจะปรากฏให้คุณเห็นเพียงคนเดียว หากการตั้งค่าจอภาพมีตัวเลือกฉายภาพหน้าจอ อย่าลืมปิดการใช้งานด้วย
-ฟีเจอร์ถาม-ตอบ ให้คุณยอมรับและนำเสนอคำถามจากผู้ชม อีกหนึ่งฟีเจอร์ดีๆ ที่ผู้นำเสนอสามารถรับคำถามและข้อเสนอแนะทั่วไปจากผู้ชม และสมาชิกผู้ชมสามารถลงคะแนนสำหรับคำถามที่พวกเขาชื่นชอบ ในขณะเดียวกัน ผู้ชมก็สามารถโหวตคำถามที่พวกเขาชอบได้ ลองนึกภาพการนำเสนอต่อผู้ชมที่รู้สึกไม่สะดวกใจที่จะถามคำถามต่อหน้าผู้ชมทั้งหมด เพียงแค่ให้พวกเขาโพสต์คำถาม แล้วนำคำถามเหล่านั้นไปแสดงให้กับผู้ชมในระหว่างการนำเสนอของคุณ
1.ในส่วน “เครื่องมือผู้ชม” ให้หาคำถามที่ต้องการแสดง
2.คลิกนำเสนอ
3.หากต้องการเปลี่ยนคำถาม ให้ค้นหาคำถามอื่นและคลิกนำเสนอ
8.ไม่พลาดอีเมลสำคัญด้วยการสร้างกล่องจดหมายหลายกล่อง
ทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นด้วยการจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณและแยกประเภทอีเมลของคุณเป็นกล่องจดหมายย่อยตามกฎของคุณเอง
-สร้างป้ายกำกับใหม่ที่แผงด้านซ้ายของกล่องจดหมายของคุณ โดยคุณสามารถตั้งชื่อได้ตามความต้องการของคุณ (เช่น สิ่งที่ต้องทำติดตาม ฯลฯ )
-เมื่อสร้างแล้วให้ไปที่ “การตั้งค่า” > “กล่องจดหมาย”
-ในส่วน “ประเภทกล่องจดหมาย” ให้เลือก “กล่องจดหมายหลายกล่อง”
-เพื่อแสดงป้ายกำกับเหล่านี้อย่างถูกต้อง ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้รูปแบบชื่อเดียวกัน “is: ชื่อป้ายกำกับ” (เช่น is: สิ่งที่ต้องทำ) เหมือนกับป้ายกำกับที่คุณทำในข้อ 1
-คลิก “บันทึกการเปลี่ยนแปลง” จากนั้นคุณจะเห็นกล่องจดหมายใหม่ของคุณ!
9.แปลข้อความใน Google Docs
หากเพื่อนร่วมงานของคุณอยากให้แปลเอกสารบางอย่าง คุณสามารถแปลข้อความที่ต้องการเป็นภาษาต่าง ๆ ได้ง่าย ๆ ภายใน Google Docs โดยมีเพียง 2 ขั้นตอนเท่านั้น
-ในส่วนของ “เครื่องมือ” ให้เลือก “แปลเอกสาร”
-เลือกภาษาที่คุณต้องการ จากนั้นการแปลก็จะเสร็จเรียบร้อยภายในไม่กี่วินาทีเท่านั้น!
10.ตั้งค่าใช้งาน Gmail และ Google Drive แบบออฟไลน์เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเดินทาง
ถึงไม่มีอินเทอร์เน็ตก็ไม่มีปัญหา! คุณสามารถเปิดใช้งาน Gmail และ Google Drive แบบออฟไลน์เพื่อให้สามารถทำงานต่อได้แม้ว่าจะไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยมีขั้นตอนการตั้งค่าง่าย ๆ ดังนี้
-ไปที่ “การตั้งค่า” > “ออฟไลน์”
-เลือก “เปิดใช้งานเมลออฟไลน์” สำหรับ Gmail หรือ “สร้าง เปิด และแก้ไขไฟล์ล่าสุดใน Google Docs, Google Sheets และ Google Slides บนอุปกรณ์นี้ในขณะออฟไลน์” สำหรับ Google Drive
