ผลสำรวจเผย ทำงานที่บ้านเพิ่มประสิทธิผล ลดค่าใช้จ่าย

การทำงานที่บ้านเป็นหนึ่งในมาตรการเว้นระยะห่างทางสังคม (social distancing) ในช่วงการแพร่ระบาดของโควิด-19 เนื่องจากเป็นการจำกัดการติดต่อและการสัมผัสระหว่างคน ซึ่งช่วยลดอัตราการแพร่เชื้อโรคได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงที่ยังไม่มีวัคซีนและยารักษาโรค อย่างไรก็ตาม ยังมีคำถามว่า การทำงานที่บ้านจะมีผลกระทบอย่างไรต่อทั้งองค์กรและพนักงาน

-ช่อง 3 ส่งละคร 10 เรื่องขึ้น Netflix
-หัวเว่ย หนึ่งปีที่ผ่านมาและอนาคตข้างหน้า

บทความนี้จะนำเสนอผลการศึกษาผลกระทบของการทำงานที่บ้านในช่วงโควิด-19 โดยใช้กรณีศึกษาของสถาบันวิจัยเพื่อการพัฒานาประเทศไทย (ทีดีอาร์ไอ) ซึ่งเป็นต้นสังกัดของผู้เขียน โดยศึกษาในระหว่างวันที่ 24 เมษายน – 1 พฤษภาคม 2563 เป็นช่วงเวลาประมาณ 1 เดือน นับตั้งแต่ทีดีอาร์ไอเริ่มมีนโยบายให้พนักงานทำงานที่บ้านได้ตั้งแต่กลางเดือนมีนาคม 2563

มีจำนวนผู้ตอบแบบสอบถามทั้งสิ้น 97 คน คิดเป็นร้อยละ 71 ของจำนวนพนักงานทั้งหมด ทั้งนี้ แม้ทีดีอาร์ไอ ซึ่งเป็นสถาบันวิจัย ไม่สามารถเป็นตัวแทนขององค์กรอื่นๆ ในประเทศไทยได้ ผู้เขียนก็เชื่อว่า ผลการศึกษานี้น่าจะให้มุมมองบางอย่างที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรอื่นๆ ได้บ้าง

ผลการศึกษาพบว่า การทำงานที่บ้านมีผลดีทั้งต่อองค์กรและพนักงาน ทั้งด้านค่าใช้จ่ายโดยตรงที่ลดลง เวลาที่ประหยัดได้จากการเดินทางที่ลดลง และผลิตภาพในการทำงานที่เพิ่มขึ้น โดยประโยชน์ส่วนใหญ่เกือบทั้งหมดตกอยู่กับพนักงาน ในรูปของเวลาในการเดินทางที่ประหยัดได้ ซึ่งทำให้พนักงานมีเวลาในการทำกิจกรรมตามที่ต้องการเพิ่มขึ้น และมีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น

การศึกษาพบว่า จากพนักงานทั้งหมด 136 คน โดยมี 92 คนเป็นนักวิจัย พนักงานส่วนใหญ่ (ร้อยละ 81) สามารถทำงานที่บ้านได้อย่างน้อย 1 วันต่อสัปดาห์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง พนักงานฝ่ายวิจัย ซึ่งทำงานที่บ้านเกือบร้อยละ 99 โดยมีจำนวนวันทำงานที่บ้านเฉลี่ย 3.9 วันต่อสัปดาห์

ในขณะที่ พนักงานฝ่ายสนับสนุนทำงานที่บ้านร้อยละ 45 โดยมีจำนวนวันทำงานที่บ้านเฉลี่ย 2.3 วันต่อสัปดาห์ และมีพนักงานสนับสนุนที่ไม่สามารถทำงานที่บ้านได้เลยร้อยละ 55 เนื่องจาก ต้องทำงานที่ใช้อุปกรณ์ที่สำนักงาน ต้องพบปะหรือติดต่อกับผู้คน หรือทำงานบริการบางรูปแบบ เช่น ขับรถ

นอกจากนี้ แม้ในกรณีของพนักงานฝ่ายวิจัยที่สามารถทำงานที่บ้านได้ ก็ยังมีอุปสรรคที่ทำให้ไม่สามารถทำงานจากที่บ้านได้สะดวก เช่น สภาพแวดล้อมที่บ้านไม่เอื้อ เช่น มีเสียงดัง หรือมีเด็กเล็กที่บ้าน ต้องใช้อุปกรณ์เฉพาะในการทำงาน ต้องพบปะหรือติดต่อกับผู้คน และต้องทำงานกับเอกสารที่ยังไม่อยู่ในระบบอิเล็กทรอนิกส์

ประโยชน์ที่เกิดขึ้นกับพนักงานจากการทำงานที่บ้าน คือ

-สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในรูปตัวเงินเฉลี่ยประมาณคนละ 3,324 บาทต่อเดือน ซึ่งเกิดจากการประหยัดค่าเดินทางเฉลี่ย 2,205 บาทต่อเดือน ค่าเช่าที่พักเฉลี่ย 410 บาทต่อเดือน (กรณีเช่าที่พักใกล้สำนักงาน)
-ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่ลดลง (เช่น ค่ากิจกรรมสังสรรค์ ค่าเครื่องแต่งกาย ค่าเครื่องสำอาง) 2,189 บาทต่อเดือน

ในขณะที่มีค่าใช้จ่ายบางรายการเพิ่มขึ้น เช่น

-ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปาและอื่น ๆ 1,441 บาทต่อเดือน
-ค่าอินเทอร์เน็ตเฉลี่ย 39 บาทต่อเดือน

ทั้งนี้ พนักงานฝ่ายวิจัยซึ่งมีจำนวนวันทำงานที่บ้านโดยเฉลี่ยเกือบ 4 วันต่อสัปดาห์ สามารถประหยัดได้เฉลี่ยคนละ 3,536 บาทต่อเดือน ซึ่งมากกว่าพนักงานฝ่ายสนับสนุน ซึ่งมีจำนวนวันทำงานที่บ้านโดยเฉลี่ยประมาณ 2.3 วันต่อสัปดาห์ ที่สามารถประหยัดได้เฉลี่ยคนละ 2,352 บาทต่อเดือน

ไม่เพียงแต่พนักงานที่สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ได้ การทำงานที่บ้านยังทำให้องค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายสุทธิได้ประมาณ 50,429 บาท ในเดือนเมษายน 2563 เมื่อเทียบกับเดือนเดียวกันของปี 2562

-จำแนกเป็นค่าไฟฟ้าที่ลดลง 33,493 บาท
-ค่าน้ำมันรถยนต์ที่ลดลง 19,764 บาท
-ค่าน้ำประปาที่ลดลง 583 บาท

ขณะที่ มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในช่วงโควิด-19 เช่น ค่าจัดหาเจลแอลกอฮอล์ หน้ากากอนามัย โปรแกรมประชุมออนไลน์ และปรับปรุงระบบอินเทอร์เน็ต 3,411 บาท

นอกเหนือจากค่าใช้จ่ายโดยตรงที่สามารถประหยัดได้แล้ว การทำงานที่บ้านยังช่วยประหยัดเวลาในการเดินทางไปกลับที่ทำงาน ตลอดจนเวลาที่ต้องเดินทางไปประชุมหรือติดต่องานภายนอก โดยระยะเวลาของการเดินทางไปกลับที่ทำงานของพนักงานแต่ละคนที่ประหยัดได้โดยเฉลี่ยคือ ประมาณ 1 ชั่วโมง 20 นาทีต่อวัน ซึ่งเทียบเท่าค่าเสียโอกาส (opportunity cost) โดยเฉลี่ยประมาณ 7,469 บาทต่อคนต่อเดือน

ประโยชน์อีกส่วนหนึ่งยังเกิดขึ้นจากการประหยัดเวลาในการเดินทางไปประชุมภายนอกของพนักงาน ซึ่งเปลี่ยนมาเป็นการประชุมออนไลน์แทน โดยเฉลี่ยประมาณ 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ต่อคน ซึ่งเทียบเท่าค่าเสียโอกาส 8,134 บาทต่อคนต่อเดือน ประโยชน์ในส่วนนี้ปรากฏเด่นชัดในกรณีของผู้บริหาร ซึ่งเคยเสียเวลามากในการเดินทางออกไปประชุมภายนอกและมีต้นทุนค่าเสียโอกาสสูงกว่าพนักงานทั่วไป

จากเวลาที่ประหยัดได้จากการลดการเดินทาง พบว่า พนักงานใช้เวลาไปในการทำกิจกรรมต่าง ๆ เช่น

-ทำงานอดิเรกเพิ่มขึ้น (ร้อยละ 42)
-ใช้เวลากับครอบครัวและเพื่อนมากขึ้น (ร้อยละ 25)
-นอนหลับมากขึ้น (ร้อยละ 18)
-ทำงานมากขึ้น (ร้อยละ 15)

จากผลการศึกษาดังกล่าวข้างต้น เมื่อคำนวณประโยชน์ในเชิงปริมาณจะพบว่า ทีดีอาร์ไอและพนักงานได้ประโยชน์จากการทำงานที่บ้านรวมกันคิดเป็นมูลค่าในรูปตัวเงินประมาณ 4.2 แสนบาทต่อเดือน โดยส่วนใหญ่ (ร้อยละ 88) เป็นค่าใช้จ่ายทางตรงของพนักงานที่ลดลง และมีเพียงส่วนน้อย (ร้อยละ 12) ที่ตกอยู่กับองค์กรโดยตรงในรูปตัวเงิน

นอกจากนี้ พนักงานยังได้รับประโยชน์ที่อยู่ในรูปของเวลาที่ประหยัดได้จากการเดินทางซึ่งสามารถนำไปใช้ทำกิจกรรมที่ต้องการ คิดเป็นค่าเสียโอกาสรวมประมาณ 1.7 ล้านบาทต่อเดือน

การศึกษายังพบว่า ผลิตภาพการทำงานของพนักงานที่ทำงานที่บ้านส่วนใหญ่เพิ่มขึ้น โดยพนักงานที่ทำงานที่บ้านมากกว่าร้อยละ 40 ประเมินว่า ตนมีผลิตภาพเพิ่มขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง พนักงานระดับผู้บริหาร ซึ่งกว่าร้อยละ 80 มีผลิตภาพเพิ่มขึ้น ทั้งนี้ ไม่ได้หมายความว่า หากกำหนดให้พนักงานทุกคนทำงานที่บ้านเป็นหลัก แต่ละคนจะมีผลิตภาพเพิ่มขึ้นในระดับที่กล่าวมาข้างต้น

ทั้งนี้เพราะผลิตภาพในการทำงานที่เพิ่มขึ้นของผู้ตอบแบบสอบถาม อาจเกิดจากการที่ผู้ที่เลือกทำงานที่บ้าน เป็นผู้ที่มีผลิตภาพในการทำงานสูงกว่าเมื่อทำงานที่บ้าน ดังนั้น นโยบายให้ทำงานที่บ้านจึงควรเป็นนโยบายแบบสมัครใจ ไม่ใช่นโยบายภาคบังคับ

เหตุผลสำคัญที่การทำงานที่บ้านช่วยเพิ่มผลิตภาพ คือ

-พนักงานรู้สึกในทางบวกจากการได้รับอนุญาตให้ทำงานที่บ้านได้ (ร้อยละ 29)
-รองลงมาคือ การลดงานที่ไม่จำเป็น (เช่น การประชุมหรือนัดหมายที่ไม่จำเป็น) ความสะดวกในการรับประทานอาหารกลางวัน ดื่มชากาแฟ เข้าห้องน้ำ และการสามารถนัดหมายประชุมกับทั้งในและนอกองค์กรได้ง่ายขึ้น

ในขณะเดียวกัน เหตุผลสำคัญที่พนักงานส่วนหนึ่งประเมินว่า การทำงานที่บ้านทำให้ตนมีผลิตภาพลดลง คือ

-มีสิ่งเบี่ยงเบนความสนใจหรือสิ่งเร้าอื่น (เช่น การดูหนัง การเล่มเกม การเล่นอินเทอร์เน็ต) (ร้อยละ 37)
-รองลงมาคือ มีเสียงรบกวนที่บ้านหรือเพื่อนบ้าน มีแรงกระตุ้นในการทำงานจากเพื่อนร่วมทีมลดลง และถูกรบกวนจากเพื่อนหรือครอบครัว เช่น ครอบครัวที่มีเด็กเล็ก หรือไม่มีห้องส่วนตัว (ภาพที่ 2)

การสำรวจยังพบว่า พนักงานส่วนใหญ่ชอบการทำงานที่บ้าน โดยกว่า 1 ใน 3 ที่ปัจจุบันทำงานที่บ้านอย่างน้อย 1 วันต่อสัปดาห์ตอบแบบสอบถามว่า ในอนาคตหลังจบการแพร่ระบาดของโควิด-19 แล้ว ก็ยังต้องการทำงานที่บ้านประมาณ 2 วันต่อสัปดาห์ อย่างไรก็ตาม พนักงานฝ่ายสนับสนุนบางส่วน (ประมาณร้อยละ 30) ไม่ต้องการทำงานที่บ้านเลย

ข้อควรระวังในส่วนนี้คือ ในช่วงแรก พนักงานบางส่วนอาจรู้สึกดีต่อการทำงานที่บ้าน แต่เมื่อทำงานที่บ้านเป็นเวลานาน อาจรู้สึกเหงา ซึ่งมีผลต่อสุขภาพจิตและผลิตภาพการทำงาน ดังนั้น องค์กรควรหมั่นสอบถามพนักงานเป็นประจำ และไม่ควรบังคับให้พนักงานต้องทำงานที่บ้าน

โดยสรุป การทำงานที่บ้านทำให้เกิดผลดีทั้งต่อองค์กรและพนักงาน ทั้งด้านค่าใช้จ่ายโดยตรงที่ลดลง เวลาที่ประหยัดได้จากการเดินทาง และผลิตภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้น ซึ่งเป็นผลจากการที่พนักงานรู้สึกในทางบวกต่อการที่องค์กรให้อิสระในการทำงานที่บ้านได้ การลดงานที่ไม่จำเป็น การมีสภาพการทำงานที่เงียบมากขึ้น และการที่สามารถประชุมกับทั้งในและนอกองค์กรได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ การทำงานที่บ้านยังมีผลดีต่อสังคมจากการช่วยลดปริมาณการจราจรในท้องถนน ซึ่งมีผลในการลดการนำเข้าน้ำมันเชื้อเพลิง และมลพิษทางอากาศลงด้วย อย่างไรก็ตาม ข้อควรระวังของการทำงานที่บ้านมากเกินไปคือ การทำงานที่บ้านลำพังเป็นเวลานานเกิน อาจส่งผลลบต่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ การมีความคิดใหม่ที่เกิดขึ้นจากการมีปฏิสัมพันธ์กัน ความรู้สึกผูกพันต่อองค์กรและเพื่อนร่วมงาน และการสร้างความสัมพันธ์กับบุคคลภายนอกองค์กร

จากประโยชน์ต่าง ๆ ของการทำงานที่บ้านที่กล่าวมาข้างต้น รัฐบาลและองค์กรต่าง ๆ จึงควรสนับสนุนให้มีการทำงานที่บ้านมากขึ้น ทั้งในช่วงที่โควิด-19 ระบาด และช่วงหลังจากที่โควิด-19 เลิกระบาดในวงกว้างแล้ว จนกลายเป็น “ความปกติใหม่” (new normal) อย่างหนึ่งของประเทศไทย โดยควรดำเนินการดังนี้

ลดอุปสรรคสำคัญที่ทำให้คนบางส่วนไม่สามารถทำงานที่บ้านได้ ซึ่งรวมถึงการขาดอุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการทำงานที่บ้าน โดยองค์กรอาจให้การอุดหนุนพนักงานในการจัดหาอุปกรณ์ดังกล่าว ตลอดจนออกแบบระบบงานใหม่ที่เอื้อต่อการทำงานที่บ้าน เช่น การนำเอาระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้แทนกระดาษ

ในขณะเดียวกัน ภาครัฐก็ควรแก้ไขกฎระเบียบและแนวทางปฏิบัติต่าง ๆ ให้สามารถติดต่อกับหน่วยงานภาครัฐทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ทั้งในการประชุมและงานเอกสารต่าง ๆ ส่งเสริมการทำงานที่บ้านโดยสมัครใจควบคู่ไปกับการจัดกิจกรรมในองค์กรที่ทำให้พนักงานได้พบปะกัน ซึ่งจะช่วยสร้างความผูกพันของพนักงานต่อองค์กร และสร้างการแลกเปลี่ยนเรียนรู้

รวมทั้ง เสริมสร้างการทำงานเป็นทีม โดยควรเกิดจากการตกลงกันของแต่ละทีมในองค์กร เพื่อให้เกิดผลดีทั้งต่อองค์กรและพนักงานเอง เนื่องจาก พนักงานแต่ละคนอาจมีความต้องการและความพร้อมที่แตกต่างกันในการทำงานที่บ้าน

สุดท้าย ผู้เขียนตระหนักดีว่า ผลการศึกษาซึ่งใช้ทีดีอาร์ไอเป็นกรณีศึกษานี้ อาจให้ผลที่แตกต่างจากองค์กรอื่นเป็นอย่างมาก เนื่องจากทีดีอาร์ไอทำงานวิจัยเชิงนโยบาย ซึ่งเอื้อต่อการทำงานที่บ้านได้มากกว่า อย่างไรก็ตามผลของการศึกษานี้น่าจะช่วยชี้ให้เห็นลักษณะของประโยชน์ ต้นทุน และผลิตภาพของการทำงานจากบ้านที่อาจเกิดขึ้นกับองค์กรอื่นได้บ้าง และช่วยชี้ให้เห็นกลยุทธ์ในการดึงดูดบุคลากรที่มีความสามารถสูงเข้ามาร่วมทำงาน โดยจัดสภาพแวดล้อมที่ยืดหยุ่นต่อการทำงาน

ซึ่งรวมถึงการให้ทำงานที่บ้านได้ เพราะผู้ที่จะได้ประโยชน์โดยตรงมากที่สุดคือ พนักงาน ในขณะที่ผู้ที่จะได้ประโยชน์ในทางอ้อมตามมาก็คือ องค์กรนั่นเอง

ที่มา TDRI