คำว่า Data คือ ข้อมูล ซึ่งในเชิงธุรกิจแล้ว เรามักจะใช้ข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์มาก่อน ที่เรียกว่าข้อมูลเชิงลึก หรือ Insight ส่วนคำว่า Driven มาจากคำว่า Drive ที่แปลว่าขับเคลื่อน ดังนั้น Data-Driven จึงหมายถึง การขับเคลื่อนด้วยข้อมูล โดยทั่วไป คำว่า Data-Driven จะมีคำต่อท้ายเช่น Data-Driven Business, Data-Driven Culture, Data-Driven Marketing แตกต่างกับที่บริบทของการทำงาน แต่เมื่อพูดถึง Data-Driven Organization แล้วนั้น จะรวบรวมเอาทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการใช้ Data ภายในองค์กรทั้งหมด ตั้งแต่ การวางนโยบายการใช้ข้อมูล การสร้างวัฒนธรรมในการแชร์ข้อมูล การลงทุนด้านเทคโนโลยีเพื่อวิเคราะห์ข้อมูล รวมไปถึงการปรับเปลี่ยนโครงสร้างบุคลากรให้มีความสามารถในการประยุกต์ใช้ข้อมูลในทางธุรกิจ
ดังนั้น Data-Driven Organization หมายถึง องค์กรที่มีการปรับตัว เพื่อให้กระบวนการต่าง ๆ มีการนำข้อมูลมาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร
การจะผลักดันให้เป็น Data-Driven Organization ได้อย่างสมบูรณ์ จะต้องมีการออกแบบระบบข้อมูลที่บูรณาการเชื่อมโยงถึงกัน เรียกว่าข้อมูลแบบ Online เช่น ข้อมูลในระบบบริหารคงคลังที่สามารถทำให้ทราบได้ว่า มีสินค้าอยู่ที่สาขาจำนวนเท่าไร เมื่อมีการซื้อสินค้าที่หน้าสาขา ข้อมูลจะ Update อย่างอัตโนมัติ เป็นต้น ซึ่งข้อมูลในลักษณะ Online จะมีความเป็นปัจจุบัน และคล่องตัว
อย่างไรก็ตาม พบว่าข้อมูลที่เก็บในองค์กรส่วนใหญ่อยู่ในรูปแบบ Offline เช่น ข้อมูลกระดาษ ข้อมูลที่เก็บในรูปแบบ Excel เป็นต้น โดยมีบุคลากรที่ทำหน้าที่จัดเก็บ และควบคุมการเข้าถึงข้อมูล ทำให้เกิดปัญหาการหวนแหนข้อมูล และไม่รู้ว่าในองค์กรมีข้อมูลใดจัดเก็บไว้ที่ใดบ้าง หากต้องการแก้ไขปัญหาข้อมูลไม่เป็นระบบ จะต้องมีการทำโครงการ Digital Transformation เพื่อเปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบ Online จากนั้น จัดทำโครงการ Data Management เพื่อรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ และปรับโครงสร้างให้พร้อมใช้ ควบคู่ไปกับโครงการ Data Governance เพื่อวางนโยบายในการกำกับดูแลตามวัฏจักรของข้อมูล
คำว่า Data ในที่นี้ ไม่จำเป็นต้องเป็น Big Data จะเป็น Small Data หรือข้อมูลจากแหล่งเดียว ก็สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ อย่างไรก็ตาม พบว่าหลายคนค่อนข้างยึดติดกับคำว่า Big Data และเข้าใจว่าเรื่องราวเกี่ยวกับ Data เป็นเรื่องของฝั่ง IT ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว ที่เราต้องใช้ข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของการตัดสินใจ ก็เพราะเราต้องการให้ธุรกิจเดินหน้าได้
ดังนั้นคนที่จะเลือกว่าจะใช้ข้อมูลอะไร ควรเป็นคนที่มีบทบาททางธุรกิจเป็นหลัก โดยมี IT เป็นทีมสนับสนุน ข้อมูลจะเล็ก จะใหญ่ แต่ถ้ารู้จักนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ นำมาต่อยอดธุรกิจได้ ก็ถือเป็น Data-Driven Business ได้เช่นกัน ในทางกลับกัน องค์กรที่มี Big Data แต่ไม่ได้นำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ สุดท้ายข้อมูลที่เก็บเอาไว้ก็จะหมดอายุไปในที่สุด
ก่อนหน้าที่จะเป็น Data-Driven Organization การดำเนินธุรกิจส่วนใหญ่มีการใช้ข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งในการตัดสินใจมาก่อนแล้ว เพียงแต่อาจจะเป็นการใช้ข้อมูลที่ไม่เป็นระบบ และมักจะเป็นข้อมูลที่คนใดคนหนึ่งเลือกนำมาประกอบการตัดสินใจโดยที่ไม่ได้มีการวางมาตรฐานการวิเคราะห์เอาไว้ เมื่อเข้าสู่ยุค Big Data ทำให้ข้อมูลสามารถนำมาใช้เป็นทรัพยากรในการวิเคราะห์ได้มากขึ้น ทั้งในมุมข้อมูลที่เกิดขึ้นมากมาย และในมุมที่เทคโนโลยีด้านข้อมูลมีวิวัฒนาการมากขึ้น ทำให้รูปแบบการใช้ข้อมูลเพื่อนำมาใช้ตัดสินใจเปลี่ยนแปลงไป คือ จากการวิเคราะห์นาน ๆ ครั้ง เป็นความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลแบบ Real-Time ดังเช่นการวิเคราะห์เส้นทางการเดินรถสาธารณะของประเทศสิงคโปร์ที่มีการวิเคราะห์ความหนาแน่นของผู้ใช้บริการได้อย่าง Real-Time ทำให้ผลลัพธ์ที่ได้ คือ ความสะดวกสบายของประชากรในพื้นที่
ดังนั้น การเป็น Data-Driven Organization อย่างแท้จริง จะมีการวางระบบบริหารข้อมูล การวิเคราะห์ที่มีหลักการ และมีการใช้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน ด้วยเหตุนี้เอง Data-Driven Organization จึงเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีอย่างมีนัยสำคัญ
หากมองในมุมของผลลัพธ์จากการทำ Data-Driven Organization เรามักจะให้น้ำหนักไปที่มุม Business มากกว่า เพื่อสามารถพิจารณาเป็นผลลัพธ์จากการลงทุน (Return of Investment, ROI) ทำให้โครงการส่วนใหญ่จะเป็นผลจากการโครงการ Data Analytics เพราะการทำ Data Analytics เป็นการนำข้อมูลดิบ หรือ Raw Data มาวิเคราะห์เพื่อได้ออกมาเป็นผลลัพธ์ที่ตอบโจทย์ ตรงนี้เองที่ Data สามารถสร้างคุณค่าให้องค์กรได้มากขึ้น ดังจะเห็นได้จากปริมาณเงินลงทุนด้านเทคโนโลยีข้อมูล และการวิเคราะห์ข้อมูลทั่วโลกที่เพิ่มขึ้น 10.4% ในปี 2019 (ก่อนที่เราจะเผชิญหน้ากับสถานการณ์ Covid-19)
ตัวอย่างองค์กรที่มีการขับเคลื่อนด้วยข้อมูลอย่างสมบูรณ์แบบ ได้แก่ Coca-Cola เหตุผลที่เลือกยกกรณีศึกษาเป็น Coca-Cola เพราะ Coca-Cola เป็นบริษัทติดอันดับ 1 ใน 5 ของบริษัทที่ทรงอิทธิพล และมีมูลค่าในแบรนด์ของตัวเอง โดยเป็นบริษัทเดียวที่ไม่ใช่บริษัทด้านเทคโนโลยีในปี 2019 และล่าสุดในปี 2021 ติดอันดับที่ 6 ซึ่ง 5 อันดับแรกที่ชนะ Coca-Cola ได้แก่ Apple, Amazon, Microsoft, Google และ Samsung ที่ต่างเป็นบริษัทเทคโนโลยีโดยทั้งสิ้น
การที่ Coca-Cola ขึ้นมาถึงจุดนี้ ไม่ใช่เรื่องบังเอิญ แต่การวางกลยุทธที่ชัดเจน และมีการพัฒนาองค์กรภายในอย่างต่อเนื่อง ทั้งในมุมการบริหาร Supply Chain, การตลาด, การออกผลิตภัณฑ์ใหม่ และการโฆษณา ผลที่ได้ คือ ยอดขายที่สูงขึ้น และลดต้นทุนการทำงานภายในได้อย่างนัยสำคัญ ไม่ว่าจะเป็น การใช้ Data เพื่อวางแผนการเติมสินค้าในตู้ขายสินค้าอัตโนมัติ การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ โดยใช้ข้อมูลพฤติกรรมของผู้บริโภค และการเฝ้าสังเกตสื่อเพื่อวิเคราะห์แนวทางในการโปรโมทองค์กร
หากต้องการผลักดัน Data-Driven Organization ให้เกิดขึ้นได้อย่างสมบูรณ์ องค์กรจะต้องให้ความสำคัญกับสิ่งต่อไปนี้
- ทีมผู้บริหารที่มาสามารถให้ทิศทางองค์กรได้อย่างเหมาะสม
- ทีมผู้เชี่ยวชาญผู้นำนโยบายไปดำเนินการ
- เทคโนโลยีที่ตอบโจทย์องค์กร
- นโยบายการกำกับดูแลข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ
- ระบบข้อมูลกลางที่เข้าถึงได้
- มีข้อมูลพร้อมใช้
- การสื่อสารภายในองค์กร
- การเพิ่มทักษะให้คนในองค์กร
- โจทย์ที่มาจากปัญหาที่แท้จริง
- การวัดผลความสำเร็จของโครงการที่จับต้องได้
การผลักดันให้มีการเปลี่ยนแปลงในระดับ “องค์กร” เป็นเรื่องยาก แต่ถ้าองค์กรไหนทำได้ องค์กรนั้นจะสามารถกลายมาเป็นเจ้าตลาดได้ เพราะองค์กรนั้นได้พิสูจน์ให้เห็นถึงศักยภาพในการเปลี่ยนแปลงตัวเอง เข้าใจโลก เข้าใจตลาด และพร้อมที่จะพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ ที่สำคัญ องค์กรนั้นสามารถนำทรัพยากรข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้สูงสุดก่อนที่หลายองค์กรจะปรับตัวได้ทัน ไม่ว่าจะองค์กรเล็ก หรือใหญ่ก็สามารถใช้ข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งในการขับเคลื่อนองค์กรได้ทั้งสิ้น ซึ่งแรกเริ่ม ทุกคนเริ่มจาก 0 ทั้งหมด แตกต่างกันตรงที่ แต่ละคน พร้อมที่จะเก็บแต้มที่ 1 2 3 ไปเรื่อย ๆ แล้วหรือยัง
