การลงทุนด้านเทคโนโลยีเป็นปัญหาเรื้อรังของทุกองค์กร อันเนื่องมาจากการทำงานที่แยกส่วนกันระหว่างฝ่าย IT และฝ่ายธุรกิจ ทำให้รูปแบบการลงทุนด้านเทคโนโลยีของทั้ง 2 ฝ่ายมีความแตกต่างกัน
ฝ่าย IT มักจะลงทุนด้าน Hardware หรือ Software ขนาดใหญ่ โดยหวังว่าจะสามารถใช้ระบบนี้ไปเรื่อย ๆ เพื่อให้คุ้มกับการลงทุน ซึ่งในยุคนี้ การลงทุนด้านเทคโนโลยีจะไม่ควรมองระยะยาวเกินไป เพราะมีเทคโนโลยีออกสู่ตลาดอยู่เรื่อย ๆ ซึ่งมาพร้อมกับประสิทธิภาพการทำงานที่ดีกว่า และบ่อยครั้งเราจะพบว่าเทคโนโลยีที่ออกมาใหม่ มีราคาที่ถูกลงกว่าเดิม นอกจากนี้ รูปแบบการชำระเงินก็มีให้เลือกหลายรูปแบบ ทั้งแบบจ่ายรายปี รายเดือน หรือจ่ายเท่าที่ใช้อีกด้วย
หลายองค์กรที่ยังไม่ปรับรูปแบบการทำงานของฝ่าย IT ยังคงเชื่อว่า การเตรียมเครื่องมือให้พร้อมให้ดี และให้เยอะเข้าไว้ที่ฝ่าย IT จะทำให้องค์กรมีความพร้อมในด้านเทคโนโลยี ซึ่งฟันธงได้อย่างชัดเจนว่าเป็นความเชื่อที่ผิด เพราะการจัดซื้อเทคโนโลยีควรมาจากความต้องการที่แท้จริง มิใช่การจัดซื้อเตรียมเอาไว้ก่อน โดยไม่มีเหตุจำเป็นที่จะต้องจัดซื้อ ที่สำคัญที่สุด คือ จะต้องมองหาเทคโนโลยีที่มีความยืดหยุ่น และไม่ยึดติดกับรูปแบบของข้อมูลในโครงสร้างเดียว
ในส่วนของฝ่ายธุรกิจ ก่อนหน้านี้การมองหาโซลูชัน มักจะเป็นรูปแบบการมองหา Vendor ที่มีระบบสำเร็จรูปมานำเสนอ อาจเพราะทางฝ่ายธุรกิจไม่มีความรู้ด้านเทคโนโลยี และไม่ต้องการเสียเวลาเพื่อพัฒนาระบบด้วยตัวเอง โดยโซลูชันเหล่านี้ ไม่ได้ถูกออกแบบมาเฉพาะจงเจาะ ทำให้บางครั้งก็อาจจะไม่เหมาะกับข้อมูลดิบหรือโจทย์ขององค์กร
นอกจากนี้ยังพบว่า หลายองค์กรกำลังเผชิญหน้ากับการมี License BI เต็มไปหมด เป็นเพราะฝ่ายธุรกิจต้องการปรับตัวให้มีการใช้ข้อมูลเป็นส่วนสำคัญในการตัดสินใจ และคิดว่าโปรแกรม BI จะเป็นตัวช่วยที่ดี ความเชื่อนี้ไม่ผิด แต่ที่เหมาะสมที่สุด คือการวางโครงสร้างการไหลของข้อมูลให้เหมาะสม และมาจากส่วนกลาง แต่ถ้าซื้อ BI มาแล้ว ยังต้องนำเข้าข้อมูลในรูปแบบ Excel หรือเก็บข้อมูลแยกส่วน อาจเป็นการใช้ BI ได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ
การแก้ปัญหาด้านเทคโนโลยีที่ดีที่สุด ต้องเริ่มจากการเพิ่มทักษะต่าง ๆ ให้ฝ่าย IT โดยไม่ยึดติดที่เทคโนโลยียี่ห้อใดยี่ห้อหนึ่ง ซึ่งปัญหาด้านทักษะของฝ่าย IT ส่วนหนึ่งเกิดมาจากการที่องค์กรไม่ปรับตัว เพราะก่อนหน้านี้องค์กรอาจจะใช้ระบบยี่ห้อใดยี่ห้อหนึ่ง Database แบบใดแบบหนึ่ง ทำให้ฝ่าย IT เคยชินกับเทคโนโลยีเดียว จนกระทั่งเมื่อจำเป็นต้องปรับเปลี่ยน บางครั้งผู้บริหารจะมากดดันกับฝ่าย IT ว่าจะต้องเข้าใจ จะต้องทำได้ โดยไม่ได้ศึกษาทักษะพื้นฐานของแต่ละคน บางคนเรียนจบมาหลายปีแล้ว ประสบการณ์ก็เคยทำแต่สิ่งซ้ำ ๆ เดิม ๆ การจะออกแบบระบบใหม่ หรือทำความเข้าใจเทคโนโลยีใหม่ จึงเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลา แต่ถ้าไม่สามารถให้เวลากับฝ่าย IT ได้ การว่าจ้างที่ปรึกษาก็ถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะการวางระบบ กับการดูแลระบบ เป็นคนละเรื่องกัน โดยเฉพาะการวางระบบใหม่ทั้งหมด ซึ่งถือเป็นงานใหญ่ จึงจำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์เป็นผู้ออกแบบระบบ
ในมุมองค์กรขนาดเล็ก การลงทุนด้านเทคโนโลยีถือเป็นเรื่องใหญ่ และเรื่องใหม่ แต่ไม่ใช่เงินก้อนใหญ่อีกต่อไป ตัวอย่างเช่น การลงทุนในระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ที่สามารถเลือกใช้แบบ Software as a Service (SaaS) ได้ โดยรูปแบบ SaaS นี้ คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่ใช้งานโดยไม่ต้องลงทุนด้าน Hardware แต่จะเน้นใช้ Cloud ทำให้ผู้ใช้บริการไม่จำเป็นต้องลงทุนด้านระบบปฏิบัติการ เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมด้านการวิเคราะห์ข้อมูลอีกมากมายที่สามารถเข้าถึงได้ฟรี หรือในงบประมาณจำกัด ตัวอย่างเช่น Google Studio ซึ่งเป็น BI จากค่าย Google ที่สามารถใช้สร้าง Data Visualization ได้หลากหลาย หรือจะเป็น Drive สำหรับเก็บข้อมูล ที่มีให้เลือกหลายยี่ห้อ ทำให้เราสามารถเก็บ File ต่าง ๆ ได้สะดวกมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้ การเลือกใช้เทคโนโลยี จำเป็นต้องใช้เวลาในการศึกษา ซึ่งอาจจะเป็นข้อจำกัดของเจ้าของกิจการ จึงไม่แปลก ที่กิจการไหนให้ความสำคัญกับเรื่องใหม่ ๆ ได้ก่อน จะมีโอกาสในการชิงการเป็นเจ้าตลาดได้ก่อนนั่นเอง
บทความอื่น ๆ ของผู้เขียน
ความแตกต่างระหว่าง Digitization, Digitalization และ Digital Transformation
