ในยุคที่เรากำลังจะเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจาก Work From Home (WFH) 100% มาเป็นรูปแบบ Hybrid Workplace หนึ่งในปัญหาที่พนักงานออฟฟิศ (ที่ตอนนี้ไม่ค่อยจะได้ทำงานที่ออฟฟิศ) เผชิญและเป็นปัญหาระดับองค์กร ถ้าไม่ใช่ระดับชาติ คือ เรื่อง Work-Life Balance ที่หลายคนบอกว่าเป็น “Work ไร้ Balance” เพราะปริมาณงานและเวลาที่ใช้ในการทำงานที่มากจนแทบไม่เหลือเวลาใช้ชีวิตทำอย่างอื่น
จากที่ได้เห็นข้อมูลและได้พูดคุยกับทั้งพนักงาน HR และผู้บริหารในหลายองค์กร สิ่งที่ผมสังเกตเห็นเบื้องต้นเหมือนกัน คือ จำนวน และเวลาที่ใช้ในการประชุมเป็นสาเหตุสำคัญที่ทำให้พนักงานต้องใช้เวลาทำงานหลังเวลาเลิกงานตอนกลางคืน หรือวันหยุดสุดสัปดาห์
ถ้าคุณเป็นผู้บริหารคุณจะแก้ปัญหานี้อย่างไร
บางองค์กรแก้ปัญหาด้วยการออกประกาศห้ามนัดประชุมช่วงเย็นหลังเลิกงาน หรือห้ามหัวหน้าตามงานพนักงานตอนกลางคืน หรือวันหยุด (ถ้าไม่จำเป็นจริง ๆ)
บางองค์กรทำคู่มือการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพให้พนักงาน
คุณคิดว่าผลของการแก้ปัญหาแบบนี้จะเป็นอย่างไรบ้าง
บางทีมอาจจะได้ผลบ้าง ได้ผลชั่วคราว หรือไม่ได้ผลเลย หากผู้บริหารไม่ได้เป็นตัวอย่างที่ดี และเป็นคนนัดประชุมตอนเย็นเองเหมือนเดิม
แต่ยังมีอีกมุมของปัญหาที่ถ้าแก้ได้จะช่วยลดเวลาในการทำงานได้อย่างยั่งยืนกว่าการบีบเวลาทำงาน หรือประชุมลงโดยปริมาณงาน หรือกระบวนการทำงานยังเหมือนเดิม ซึ่งอีกมุมของปัญหาคือ
เราเข้าใจปัญหาที่แท้จริงที่เรากำลังแก้อยู่หรือไม่ ??
ผมเคยอยู่ในสถานการณ์ และเคยสังเกตการทำงานของทีม ยิ่งเป็นการที่เป็นลักษณะ cross-functional team ที่ต้องประสานกันหลายฝ่าย เวลาที่ใช้ในการเตรียมงาน และการประชุมก็ยิ่งมากตามไปด้วย แต่สุดท้ายทุกคนเสียเวลาวนอยู่ในอ่าง หรือยิ่งกว่านั้น คือ ใช้เวลาและทรัพยากรของทีมและบริษัทไปจำนวนมากจนได้งานออกมา แต่งานนั้นไม่ตอบโจทย์ หรือแก้ปัญหาที่แท้จริงซึ่งเป็นวัตถุประสงค์ของงานแต่แรก
สาเหตุหนึ่งที่ผมพบคือ เวลาทีมอยากเร่งให้งานเสร็จเพื่อที่จะได้ไปทำงานอื่นต่อ คนส่วนใหญ่จะไม่ได้ใช้เวลามากพอในการทำความเข้าใจกับโจทย์ หรือปัญหาที่แท้จริงที่ต้องการจะแก้ แต่จะกระโดดไปที่วิธีการแก้ปัญหานั้น ๆ ถ้ามองเป็นภาพการทำงานเป็นทีมที่ทุกคนตั้งใจอย่างแก้ปัญหา อยากให้งานออกมาดี แต่ภาพปัญหาของแต่ละคนไม่เหมือนกัน และที่เป็นตลกร้ายกว่านั้นคือภาพปัญหาที่แตกต่างกันของแต่ละคน อาจไม่มีใครเข้าใจและมีภาพปัญหาที่แก้จริงเลยก็ได้ ซึ่งถ้าเริ่มต้นจากปัญหาที่ไม่ถูกต้องแล้ว ก็ยากที่จะได้ผลลัพธ์ที่ตอบโจทย์ หรือแก้ปัญหาได้จริง
ถ้ามองกลับมาที่ตัวเองไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานอยู่ในระดับไหน ใช้เวลาช่วงแรกของการทำงานหรือประชุมในการทำความเข้าใจปัญหาที่ต้องการจะแก้ และถ้าเป็นงานที่ทำร่วมกันหลายคนอาจให้แต่ละคนเขียนสิ่งที่ตัวเองคิดว่าเป็นปัญหาที่แท้จริงที่ทีมกำลังจะแก้แล้วอ่านสิ่งที่ตัวเองเขียนให้ทุกคนฟัง คุณอาจแปลกใจว่าภาพปัญหาที่แต่ละคนคิดแตกต่างกันขนาดไหน และทีมจะเสียเวลาเพิ่มเท่าไหร่ในการถกเถียงวิธีแก้ปัญหาที่ไม่ใช่ปัญหาเดียวกัน
ประโยคคำถามง่าย ๆ ชวนฉุกคิดนี้ จะช่วยให้คุณและทีมประหยัดเวลาในการทำงานลง ในขณะที่ได้ประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยให้ Work/Life กลับมา Balance อีกครั้ง
ผู้เขียน: ชัชพล ยังวิริยะกุล
บทความอื่น ๆ ของผู้เขียน
พลิกวิกฤติ Great Resignation ให้เป็นโอกาสสำหรับคุณ
