หนึ่งในคำถามที่ลูกค้ามักถามผมเวลาประชุม หรือไปบรรยาย คือ ทักษะอะไรที่จะสำคัญในอนาคตยุค Hybrid Workplace เพื่อจะได้เตรียมตัว upskill/reskill ให้ตัวเองหรือคนในองค์กร ซึ่งหลายครั้งผมลองถามกลับว่าทักษะอะไรที่คุณคิดว่าสำคัญบ้างล่ะ
บางคนก็มองว่าทักษะเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ หรือเทคโนโลยี เช่นการเขียนโค้ด หรือใช้โปรแกรมต่าง ๆ
บางคนก็มองว่าเรื่องความคิดสร้างสรรค์
บางคนก็คิดว่าเรื่องการคิดวิเคราะห์และแก้ปัญหาที่มีความซับซ้อน
ซึ่งทักษะเหล่านี้ล้วนสำคัญกับการทำงานในอนาคตที่มีข้อมูลเป็นจำนวนมาก แถมงานพื้นฐานที่ไม่ซับซ้อน หรือ ทำซ้ำ ๆ หลายงานก็จะถูกแทนด้วยเทคโนโลยี หรือหุ่นยนต์ จึงไม่น่าแปลกใจที่หลายคนจะนึกถึงทักษะเหล่านี้
- คำถามก่อนประชุม … “จะปิดหรือเปิดกล้องดีนะ?”
- เมื่อ Hybrid Workplace จะเป็น New Normal คุณพร้อมแล้วหรือยัง?
ผมอยากชวนคิดถึงทักษะหนึ่งที่หลายคนมองข้าม แต่ผมเชื่อว่ามีความสำคัญ และจะช่วยให้คุณโดดเด่นขึ้นในการทำงานยุคนี้ ทักษะนั้นคือ ทักษะการเขียน
หลายคนอาจจะสงสัยกับทักษะที่ดูแสนจะธรรมดานี้ว่าสำคัญอย่างไร ผมอยากให้นึกย้อนไปเมื่อก่อน ในยุคก่อนมีวิกฤติโควิดที่เราส่วนใหญ่อยู่ในที่ทำงานร่วมกัน การสื่อสารในการทำงานมักจะเป็นการประชุม หรือพูดคุยแบบเห็นหน้าเห็นตากันเป็นส่วนใหญ่ และการเขียนในการทำรายงาน หรือส่งอีเมล
ในช่วงโควิดที่พนักงานต้องทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) องค์กรส่วนใหญ่พยายามจะรักษารูปแบบการสื่อสารแบบเห็นหน้าเห็นตา เพื่อให้รู้สึกไม่ห่างเหินจากการอยู่ห่างกัน ทำให้เวลาที่ใช้ในการประชุมผ่าน VDO conference เพิ่มขึ้นมาจนพนักงานรู้สึกล้า และไม่มีเวลาส่วนตัวเพื่อทำงานของตัวเอง หลายองค์กรเริ่มเห็นพนักงานบ่นเรื่อง Work-Life Balance หรือรู้สึก Burnout มากขึ้น ซึ่งสุดท้ายก็ส่งผลกระทบกับประสิทธิภาพการทำงานในภาพรวมขององค์กร
ในยุค Hybrid Workplace ที่พนักงานมีทางเลือกในการทำงานมากขึ้น ปัจจัยสำคัญที่จะเพิ่มความยืดหยุ่น และปลดล็อกประสิทธิภาพในการทำงาน คือ การเพิ่มความสำคัญของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส (Asynchronous Communication) หรือการสื่อสารที่คนที่สื่อสาร และคนที่รับสารไม่ต้องโต้ตอบในทันที ไม่ต้องว่างพร้อมกันก่อนที่จะสื่อสาร
ซึ่งแตกต่างกับการสื่อสารแบบซิงโครนัส (Synchronous Communication) ที่เราคุ้นเคย เช่น การคุยโทรศัพท์ การประชุมไม่ว่าจะอยู่ในห้องเดียวกัน หรือผ่าน Zoom แต่ทุกคนต้องอยู่ร่วมกันในเวลานั้น ทำให้การหาเวลาว่างให้ตรงกันกลายเป็นคอขวด ยิ่งจำนวนคนในการประชุมมากเท่าไหร่ หรือมีหลายประเทศ หลาย time zone ก็ยิ่งลำบากในการหาเวลานัดประชุมเพื่อตัดสินใจเรื่องต่าง ๆ
แม้ว่าการสื่อสารแบบไม่ต้องโต้ตอบทันทีจะดูเหมือนช้ากว่าการสื่อสารแบบพร้อมหน้า แต่จะช่วยให้คนที่ต้องการสื่อมีเวลาเรียบเรียงความคิดและสิ่งที่ต้องการให้ตกผลึกก่อนที่จะสื่อสาร ในฝั่งคนรับสารก็สามารถที่จะเลือกรับ และตอบสารในเวลาที่ตัวเองสะดวกโดยไม่ต้องอิงกับเวลาของคนอื่น
เพราะการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะไม่โต้ตอบทันที ทักษะการเขียน จึงเป็นทักษะที่สำคัญมาก เพราะถ้าเราสามารถสื่อด้วยการเขียนได้ชัดเจน นอกจากเราจะไม่เสียเวลาในการโต้ตอบไปมา (แบบช้า ๆ ในเวลาที่แต่ละคนว่าง) ถึงสิ่งที่เราต้องการจะสื่อ การเขียนยังเป็นการฝึกให้เราเรียบเรียงความคิดก่อนที่จะสื่อออกไป ซึ่งจะเป็นการประหยัดเวลาของคนรับสารด้วย ผมเชื่อว่าคุณคงเคยอยู่ในการประชุมที่คนพูดไม่ได้เรียบเรียงสิ่งที่ต้องการจะพูด และใช้เวลาไปเป็นชั่วโมงไปกับเรื่องที่ถ้าเขียนออกมาอาจเหลือแค่ครึ่งหน้ากระดาษ ซึ่งนี่คือเวลาที่ทุกคนในการประชุมสามารถประหยัดได้
แน่นอนว่าการเขียนได้ กับเขียนเป็น หรือเขียนสื่อความได้ดีนั้นมีความต่าง แต่อย่าเพิ่งท้อถ้าตอนนี้คุณยังเขียนได้ไม่ดี ขึ้น ชื่อว่าทักษะการเขียน แสดงว่าเป็นสิ่งที่พัฒนาได้ ผมขอแนะนำหลักการเขียนที่ผมชื่นชอบจากหนังสือ On Writing Well ของ William Zinsser ซึ่งมีอยู่ 4 ข้อ คือ
- Clarity เขียนสิ่งที่ต้องการสื่อให้ชัดเจน
- Simplicity การเขียนให้อ่าน และเข้าใจง่ายไม่ใช่เรื่องง่าย ความซับซ้อนของประโยคไม่ได้ทำให้คนเขียนดูเก่งขึ้น
- Brevity กล้าตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกให้หมด อ่านแล้วตัด หรือปรับคำให้ตรงกับสิ่งที่ต้องการสื่อ
- Humanity ใส่หัวใจในการเขียน อย่าลืมว่าคนอ่านก็เป็นคน
แน่นอนว่าการประชุมแบบพร้อมหน้าหรือการสื่อสารแบบซิงโครนัสจะยังไม่หายไปไหน แต่ความสำคัญของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่จะเพิ่มขึ้นในอนาคต ทำให้คนที่มีทักษะการเขียนที่ดีกว่าสามารถสื่อสารได้มีประสิทธิภาพมากกว่า และส่งผลกับความก้าวหน้าของตัวเองในอนาคตด้วย
เพราะการเขียนที่ดี สะท้อนถึงการเรียบเรียงความคิดที่ดี ซึ่งจะเป็นภาพสะท้อนถึงตัวคุณที่คนอื่นเห็นจากการอ่านและตัดสินแม้จะยังไม่ได้มีโอกาสได้เจอคุณ
อ่านแล้วอยากจะพัฒนาทักษะการเขียนของตัวเองบ้างมั้ยครับ?
ผู้เขียน: ชัชพล ยังวิริยะกุล
